Gdy mówimy o storytellingu opartym na danych, skupiamy się najczęściej na „statycznych” formach komunikacji: prezentacji lub raporcie. Nie jest to przypadek. Są to narzędzia pierwszego wyboru, kiedy chcemy podzielić się specyficznymi historiami, prowadzącymi naszych odbiorców przez proces od danych do podjęcia decyzji.
Tym niemniej, większość z osób pracujących w przedsiębiorstwach, zwłaszcza dużych, zetknęło się na pewno z inną formą przekazywania danych i wiedzy o nich. Tą formą jest kokpit menadżerski.
Kokpit menadżerski to narzędzie monitorujące kluczowe wskaźniki sukcesu (KPI) i rezultatu (KRI), zawierające miary finansowe, niefinansowe oraz inne istotne dane. Agreguje i wizualizuje informacje z różnych źródeł, prezentując dane historyczne, aktualne i przyszłe. Wdrożenie kokpitów ułatwia dystrybucję danych, eliminuje potrzebę rozsyłania raportów oraz zwiększa automatyzację procesów. Wsparcie w funkcjach analizy i interpretacji oszczędza czas i zasoby. Kokpity mogą także służyć szerokiemu udostępnianiu danych wewnątrz i poza organizacją.
Wyróżniamy trzy typy kokpitów menadżerskich
Operacyjny: służy do uzyskiwania odpowiedzi na pytanie: "Co się dzieje teraz?". Zazwyczaj analizuje się dane uzyskane na bieżąco, czasami w czasie rzeczywistym.
Strategiczny: używany przez wyższą kadrę menadżerską do monitorowania kluczowych czynników sukcesu. Zazwyczaj zawiera podsumowanie informacji za dłuższy okres. Cechą charakterystyczną kokpitu strategicznego jest obecność danych finansowych.
Analityczny: zawiera duże ilości danych. Użytkownicy korzystają z niego np. do wyszukiwania trendów, zależności lub formułowania celów na podstawie analizy danych historycznych.
Istnieje wiele narzędzi do budowy kokpitów menadżerskich. Każde z nich ma swoje plusy i minusy. Wybór zależy od potrzeb przedsiębiorstwa, uwzględniając koszty, rozmiar przedsiębiorstwa, złożoność danych czy wymagania wizualizacyjne i integracyjne. Kluczowym aspektem jest też partner wdrażający narzędzie. Jego doświadczenie i relacje z przedsiębiorstwem są kluczowe dla sukcesu wdrożenia.
Znam kilka ciekawych narzędzi do budowy kokpitów menadżerskich. Osobiście pracowałem z Microsoft Power BI, Tableau i Looker Studio. Najpotężniejszym narzędziem jakie mamy wszyscy dostępne od ręki jest jednak Excel...
Excel?
Tak, nie pomyliłem się!
Excel to nie tylko gigantyczna tabelka do przygotowywania obliczeń, ale i potężne narzędzie do tworzenia kokpitów, z super dodatkami jak Power Query czy Power Pivot. Możemy je udostępnić przez OneDrive, Sharepoint albo... wysłać mailem (ale radzę ostrożnie).
Oprócz Excela, można wskazać np.:
Wielkie nazwy jak Microsoft Power BI, Tableau, QlikView, LookerStudio: potężne narzędzia od topowych dostawców.
Mniej znane, ale warto zwrócić uwagę: Domo: analiza biznesowa w chmurze, mają fajną darmową wersję; Sisense: eksploracja danych, dostępny w chmurze i lokalnie, różne wersje, w tym darmowe; Yellowfin: analiza biznesowa, dostępny w chmurze i lokalnie, zarówno wersję darmowe, jak i płatne; Pigment i wiele innych.
Ok. to wiemy już czym są kokpity. Wróćmy do pytania postawionego w tytule artykułu:
Jak stworzyć skuteczny kokpit menadżerski?
Hola hola!
Może warto najpierw odpowiedzieć na pytanie: co to znaczy, że kokpit jest skuteczny?
Wyróżniam tu cztery kategorie oceny:
Komunikacja i prezentacja: jest intuicyjny w obsłudze, dane są pokazywane w sposób jasny i przejrzysty. Kokpit odpowiada też na konkretne pytania użytkowników.
Dostępność, integracja i aktualność: informacje są aktualne, a sam kokpit działa szybko. Jest dostępny na różnych urządzeniach. Łączy się z różnymi źródłami danych.
Interaktywność i elastyczność: kokpit umożliwia głębszą analizę i interakcję. Dane są aktualizowane automatycznie. Sam kokpit jest skalowalny: da się do niego dodawać nowe elementy, dane itp.
Bezpieczeństwo i ochrona: kokpit chroni wrażliwe dane a dostęp do niego jest w pełni kontrolowany przez organizację.
W dalszej części artykułu skupię się na trzech pierwszych kategoriach.
Komunikacja i prezentacja
W tym obszarze proponuję zwrócić uwagę na następujące kwestie:
Projektowanie: zanim stworzymy wizualizacje w kokpicie, zdefiniujmy jego główny cel i potrzeby biznesowe, które ma zaspokajać. Zamiast koncentrować się na kosztach wdrożenia, zaplanujmy jego strukturę - chociażby na kartce. Można też wykorzystać narzędzia AI, takie jak MidJourney czy Stable Diffusion.
Komunikacja z użytkownikami: Warto skorzystać z nowoczesnych technik komunikacji z użytkownikami. Na przykład PowerBI oferuje możliwość tworzenia automatycznej, inteligentnej narracji.
Instrukcje i wskazówki: Tekst może również zawierać instrukcje, które pomagają użytkownikom korzystać z kokpitu. Przydatną automatyczną funkcją w tym zakresie są tzw. tooltips. Pozwalają one na uzyskanie możliwie szczegółowych informacji odnośnie określonego punktu danych.
Hierarchia wizualna: przy tworzeniu kokpitu skupmy się na celu i odbiorcy. Dla różnych grup odbiorców układ informacji jest kluczowy: ważne dane na górze, szczegóły niżej. Łuk storytellingu Brenta Dykesa pomoże w prowadzeniu narracji. Kokpit powinien rozpoczynać się od identyfikacji problemu, przechodzić przez analizę i kończyć się działaniami lub wnioskami, wizualizowanymi np. jako światła drogowe (mogą być na dole, czy po prawej stronie).
Oddech: istotne jest "oddychanie" kokpitu, czyli takie rozmieszczenie elementów, by nie przytłaczały odbiorcy. Zastanówmy się, ile wizualizacji chcemy pokazać na jednej stronie. Może warto rozszerzyć stronę czy wprowadzić przewijanie, by elementy były bardziej przemyślane i przestrzenne. Takie rozmieszczenie ułatwi odczyt, zwłaszcza na smartfonie czy przy krótkim "rzucie okiem".
Dostępność i integracja
Aktualność danych: brzmi trochę jak banał, ale wcale nie jest oczywiste. Bo dane wykonania może i są aktualne, ale czy aktualna jest prognoza.
O rany, zapomniałem zaktualizować!
Znamy taki scenariusz? O tak. Wszędzie tam, gdzie nie jesteśmy w stanie zapewnić automatyzacji, ryzyko takiego "zapomnienia" jest bardzo duże. Szczęśliwie istnieją już rozwiązania pozwalające je zminimalizować. Możemy np. przygotować automatyczne zadanie w Excelu przy pomocy funkcji Power Automate. Możemy podłączyć nas kokpit bezpośrednio do modelu prognostycznego przy pomocy Power Query. Nie potrzebujemy do tego IT.
Szybkość ładowania i działania: tu podzielę się z Wami małą historią. Pewnie niektórzy z Was mają podobne doświadczenia. Pewnego pięknego dnia chciałem skorzystać z jednego kokpitu. Okazało się, że nie mogę się do niego dostać. Wpisywałem hasło na wszelkie możliwe sposoby i nic. Nie miałem czasu na "oficjalną ścieżkę" resetu hasła, skontaktowałem się z dyrektorem działu odpowiedzialnego za dany kokpit. Dowiedziałem się, że odebrano mi dostęp, bo nie korzystałem z raportu. Odzyskałem uprawnienia i po sekundzie... wróć, 10 sekundach... 30 sekundach, minucie, dwóch... Kiedy wreszcie załadowały się dane, już wiedziałem czemu nie korzystałam z kokpitu. W porządku - mogłem zgłosić reklamację. Ale z drugiej strony, dlaczego nikt nie pofatygował się spytać o przyczyny braku mojej aktywności?
Dostępność na różnych urządzeniach: współczesne czasy charakteryzują się małą tolerancją dla kompromisów. Kiedyś akceptowaliśmy konieczność przeglądania raportów jedynie na monitorach po skomplikowanym logowaniu w firmowej sieci. Dziś jednak oczekujemy, że raporty będą dostępne wszędzie i będą wyglądały spójnie na różnych urządzeniach. Smartfon stał się nieodłącznym narzędziem pracy i zasługuje na równorzędne traktowanie jak komputer.
Interaktywność i elastyczność
Interaktywność raportu w mojej ocenie ma dwa wymiary. Wymiar pierwszy tyczy się sposobu aktualizacji (tj. jak często się ona odbywa) oraz możliwości dostępu do kokpitów. W dużej mierze zależy to od narzędzia i infrastruktury danych.
Drugi wymiar występuje na poziomie danych – nie wszystkie dane np. można aktualizować w trybie ciągłym. Ta perspektywa ma, w mojej ocenie, trzy aspekty.
Tworzenie raportów na bieżąco: W dynamicznym środowisku biznesowym kluczowe jest tworzenie raportów w czasie rzeczywistym (tam gdzie jest to uzasadnione), by szybko reagować na zmiany. Wszyscy w organizacji mogą korzystać z aktualnych pulpitów do podejmowania decyzji.
Dostępność i współpraca: Pulpity ułatwiają współpracę, niezależnie od miejsca pracy. Narzędzia takie jak Looker Studio czy Power BI zapewniają aktualizacje w czasie rzeczywistym i są dostępne z każdej przeglądarki. Można przesyłać do nich linki.
Szybkość: Kokpit musi działać sprawnie w każdym aspekcie: od ładowania po filtrowanie. Jeśli nie, użytkownicy mogą się zniechęcić, niezależnie od wartości zawartych w nim informacji.
Efektywny kokpit menadżerski powinien oferować możliwość pogłębionej analizy danych. Istotne jest, aby eksplorowanie różnych wymiarów było intuicyjne. Kluczem są filtry, które umożliwiają dostosowywanie wykresów do konkretnych wymiarów, zarówno poprzez dedykowane obiekty (fragmentatory, suwaki), jak i wizualizacje. Ważne jest też filtrowanie cross-tab, które zapewnia spójność analizy między zakładkami kokpitu. Istotnym aspektem jest liczba filtrów; dla kokpitów strategicznych zalecam maksymalnie trzy na stronę, podczas gdy dla analitycznych liczba ta może być większa.
Dodatkowo warto rozważyć włączenie notyfikacji, takich jak powiadomienia e-mail lub push, by informować użytkowników o aktualizacjach. Jednak nadmiar tych powiadomień może prowadzić do ich ignorowania. Idealne powiadomienia powinny być krótkie, konkretne i dostosowane do potrzeb użytkownika.
Podsumowanie
W dzisiejszym świecie biznesu kluczem do sukcesu jest szybkość i precyzja w podejmowaniu decyzji. Skuteczne kokpity menadżerskie, które agregują, wizualizują i aktualizują dane mogą w tym znacząco pomóc. Niezależnie od wybranego narzędzia - od Excela po zaawansowane platformy takie jak Power BI - głównym celem jest tworzenie interaktywnych i intuicyjnych kokpitów, które odpowiadają na potrzeby biznesowe. Skuteczny kokpit pozwala na głęboką analizę danych, jest dostępny na różnych urządzeniach i umożliwia szybką reakcję na zmieniające się warunki rynkowe.