Czy przedsiębiorstwa mogą odnieść korzyści z wykorzystania ChatGPT w procesie budżetowania?
Niezliczeni profesjonaliści z działów finansów i controllingu znajdują się obecnie w trakcie "sezonu budżetowego". Jeśli nie, to już za chwilę rzucą się w wir aktywności, jakie są związane z budżetowaniem. Jest to czas w roku, który wymaga ich ekspertyzy, strategicznego spojrzenia i oceny finansowej kursu przedsiębiorstwa w kolejnym roku.
Według GPT-4, proces budżetowania, choć wymagający, jest kluczowy dla finansowego zdrowia przedsiębiorstwa i jego strategicznego kierunku. Roczny budżet można porównać do mapy nawigacyjnej prowadzącej okręt przez rok fiskalny. Określa spodziewane dochody i wydatki firmy, zapewniając systematyczne podejście do zarządzania zasobami finansowymi, bilansowania dochodów i wydatków oraz określenia celów finansowych.
Jednak, okręt zmieniając kurs w odpowiedzi na zmieniające się warunki pogodowe, ważne jest, aby pamiętać, że roczny budżet nie powinien być niezmienny. Jest to żywy dokument, który musi być okresowo przeglądany i poprawiany. Pozwoli to na dostosowanie się do wszelkich odchyleń od początkowych szacunków i ponowne wyznaczenie kursu w obliczu szybko zmieniających się gospodarczych i biznesowych realiów. W ten sposób roczny budżet nie jest tylko projekcją liczb, ale odzwierciedleniem zdolności do adaptacji, odporności i strategicznego podejścia danego przedsiębiorstwa.
Budżetowanie to bardzo ważne zadanie dla każdego biznesu. Ale może być skomplikowane, zabierać dużo czasu i w związku z tym, czasem wydawać się bezcelowe. W dzisiejszym niepewnym otoczeniu gospodarczym, plany, które robimy dzisiaj, jutro mogą nie mieć większego znaczenia. To może sprawić, że planowanie na najbliższe kilka miesięcy wydaje się bezsensowne. Ale czy na pewno tak jest?
No cóż, to zdecydowanie bardzo ciekawy i otwarty temat. Załóżmy, że będziemy kontynuować przygotowywanie budżetu, przynajmniej w tym roku. Ten jeden, ostatni raz... I ten będzie też bardzo szczególny. Będzie to pierwszy proces budżetowania z ChatGPT. Dlatego chciałbym otworzyć (lub przyczynić się do) dyskusji na temat tego, jak ChatGPT może być używany do zwiększenia efektywności procesu budżetowania i uczynić go trochę mniej bolesnym dla zaangażowanych osób.
A może ponownie przydatnym?
Zobaczmy
Najpierw przyjrzę się krokom składającym się na proces budżetowania. Ocenię, czy ChatGPT może pomóc w realizacji każdego z tych zadań. Jeśli tak, przedstawię potencjalne jego zastosowania, jakie widzę, podając krótkie, praktyczne ich przykłady.
Brzmi jak plan? Jeśli tak, to kontynuujmy. Spójrzmy na listę kontrolną procesu budżetowania. Zielony symbol "zaznaczone" oznacza, że ChatGPT może być w głównym narzędziem wykorzystanym w danej aktywności.
Moim zdaniem większość działań związanych z budżetowaniem można już dziś przeprowadzić głównie za pomocą ChatGPT i wtyczek. Wtyczki to nowa funkcjonalność dostępna dla abonentów wersji Plus ChatGPT, dająca m.in. możliwość prowadzenia analizy danych z wykorzystaniem plików. Przykłady takich działań podaję w dalszej części posta.
Kilka rzeczy, które pozostają do wykonania wyłącznie i całkowicie przez ludzi, to np.: prezentowanie, negocjowanie i obrona budżetów / uzyskanie zatwierdzenia. Niemniej jednak, i te działania mogą być wspomagane przez AI. Na przykład mogą być one wsparte materiałami lub prezentacjami generowanymi za pomocą narzędzi AI/ML.
Teraz krótko omówię, jak moglibyśmy używać ChatGPT podczas próby wykonania danych działań.
Planowanie procesu
Z mojego doświadczenia wynika, że planowanie procesu budżetowania to ogromne zadanie, bliskie programowaniu liniowemu czy potwornie rozbudowane sudoku. Oznacza niekiedy przygotowanie planu dla całej, skomplikowanej organizacji, w określonych ramach czasowych. W międzyczasie nadal musimy wykonywać regularne obowiązki (miesięczne zamknięcie, prognozy, sprawozdania statutowe). I na koniec, musimy zaplanować te wszystkie spotkania budżetowe: znaleźć wolne miejsca w kompletnie zapełnionych kalendarzach członków zarządu czy dyrektorów, pomyśleć o dniach ustawowo wolnych od pracy, sezonach urlopowych, itp. Spróbujmy sprawdzić, czy moglibyśmy użyć ChatGPT do optymalizacji tego ostatniego problemu.
Rozpocząłem od następującego prompta w GPT-4:
Stwórz podstawowy harmonogram dla procesu budżetowania w dużym przedsiębiorstwie technologicznym. Dołącz nazwy stanowisk kluczowych interesariuszy, którzy powinni brać udział w danej aktywności budżetowej. Zasugeruj konkretne dni w 2023 roku (od sierpnia do grudnia). Weź pod uwagę dni wolne od pracy. Dodaj daty rozpoczęcia i zakończenia dla danej aktywności. Umieść wszystko w tabeli.
Oto odpowiedź, jaką otrzymałem:
Pewnie, mogę pomóc Ci zaprojektować podstawowy harmonogram procesu budżetowania w dużym przedsiębiorstwie technologicznym. Oto szkicowy zarys kluczowych interesariuszy i ich ról w procesie budżetowania:
CEO (Chief Executive Officer): Dostarcza ogólny kierunek strategiczny i zatwierdza ostateczny budżet.
CFO (Chief Financial Officer): Prowadzi proces budżetowania, w tym wyznaczanie wytycznych, konsolidację budżetów działów i prezentację budżetu CEO i radzie.
Kierownicy/managerowie działów: Odpowiadają za tworzenie i zarządzanie budżetem swojego działu.
Zespół finansowy: Pomaga w konsolidacji budżetu, dostarcza analizy finansowe i prognozy.
HR (Human Resources): Dostarcza informacje na temat kosztów związanych z zatrudnieniem, świadczeń i innych wydatków związanych z HR.
Rada dyrektorów: Przegląda i zatwierdza ostateczny budżet.
Oto proponowany harmonogram procesu budżetowania:
Oczywiście, tabela może nie być najlepszą formą wizualizacji. Dlatego poprosiłem GPT-4, aby na podstawie tej tabeli stworzył wykres słupkowy. Aby to zrobić, użyłem wtyczki Noteable.
Mój prompt:
Pokaż proces na wykresie Gantta, aby go lepiej zilustrować.
Analiza otoczenia
Jednym z pierwszych kamieni milowych, które powinny być zaadresowane podczas budżetowania, jest analiza otoczenia: makroekonomii, rynku, konkurencji i samego przedsiębiorstwa. Celem analizy jest przygotowanie mapowania strategii firmy. Może to przyjąć formę analizy SWOT: listy mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń. Na tej podstawie zarząd przedsiębiorstwa może sformułować strategię normatywną na kolejne miesiące lub lata. I są różne sposoby, w jaki moglibyśmy użyć ChatGPT do tego.
Analiza raportów makroekonomicznych
Największym problemem z analizą raportów makroekonomicznych jest to, że jest bardzo czasochłonna. Wymaga przejrzenia wielu raportów, dokumentów i artykułów. Czy możemy przyspieszyć ten proces, tak aby automatycznie uzyskać wydobyte informacje z każdego dokumentu, które następnie możemy podsumować i włączyć do naszych założeń budżetowych? Oczywiście. Aby to zrobić, ponownie użyłem GPT-4 i wtyczek AskYourPDF i Noteable. Analizowałem ten konkretny raport, wydany przez Komisję Europejską.
Oto mój prompt (pozostawiłem go w oryginale):
Analyze this document: doc_id: 113e32c7-bd04–4fde-bc48–92ad88da565d. What are the key conclusions and forecasts for Poland? Write short, concise bullets, and then summarize the forecast on a chart.
A oto wyniki (przetłumaczone):
Na podstawie analizy dokumentu, oto kluczowe wnioski i prognozy dla Polski:
* Polska gospodarka wykazała silny wzrost w 2022 roku, głównie dzięki gwałtownemu wzrostowi konsumpcji prywatnej i zapasów.
* Jednak wysoka inflacja, zaostrzone warunki finansowania i niska pewność konsumentów i przedsiębiorców negatywnie wpłynęły na działalność gospodarczą pod koniec 2022 roku.
*Oczekuje się, że te czynniki będą nadal obciążać wzrost PKB w horyzoncie prognoz.
...
*Ogólnie rzecz biorąc, prognozuje się, że rzeczywisty wzrost PKB spowolni do 0,7% w 2023 roku, a następnie odbije do 2,7% w 2024 roku, w miarę jak stopniowo ustępują naciski inflacyjne i warunki finansowania ulegają poprawie.
*Przewiduje się, że stopa bezrobocia wzrośnie tylko nieznacznie do 3,3% w 2023 roku, a następnie zacznie stopniowo spadać do 3,2% w 2024 roku.
* Oczekuje się, że płace będą nadal rosnąć w szybkim tempie, co skutkować będzie dodatnim wzrostem rzeczywistych wynagrodzeń zarówno w 2023, jak i 2024 roku.
Analiza konkurencji
Oprócz innych źródeł, analiza konkurencji ma zwykle formę desk research. Obecnie większość danych w tej dziedzinie jest zbierana z witryn internetowych. Przydatnym narzędziem jest tutaj wtyczka Scraper. Dzięki Scraperowi można szybko wyodrębnić podsumowujące informacje z witryny internetowej w formie, która jest niemal natychmiast użyteczna. Oczywiście, proszę wcześniej sprawdzić ToS strony internetowej. Nie każdy jest fanem scrapingu.
Tak czy inaczej, oto przykład.
Zacznijmy od mojego prompta (w oryginale):
Analyse this website: https://www.marketsandmarkets.com/Market-Reports/video-streaming-market-181135120.html Are there any interesting facts about the streaming business?
Poniżej fragmenty odpowiedzi:
*Przewiduje się, że wartość rynku oprogramowania do streamingu z 11,0 miliarda USD w 2023 roku do 25,5 miliarda USD do 2028 roku, co oznacza skumulowany roczny wskaźnik wzrostu (CAGR) na poziomie 18,3% w okresie prognozowanym.
* Oprogramowanie do streamingu wideo ewoluowało, aby obsługiwać zaawansowane funkcje, takie jak wirtualna rzeczywistość (VR) i przesyłanie strumieniowe wideo w 360 stopniach. Te technologie zrewolucjonizowały sposób, w jaki konsumujemy i wchodzimy w interakcje z treściami wideo.
Pandemia COVID-19 miała zróżnicowany wpływ na rynek oprogramowania do streamingu. Pandemia zwiększyła popyt na usługi streamingu wideo, ponieważ ludzie spędzali więcej czasu w domu i szukali opcji rozrywki. Usługi streamingowe, takie jak Netflix, Amazon Prime i Disney+, zgłosiły znaczne wzrosty liczby subskrybentów podczas pandemii.
...
Analiza klientów
W tym obszarze możemy skorzystać np. z analizy sentymentu. Odsyłam Państwa do mojego artykułu, gdzie przeprowadzam taką analizę przy pomocy wtyczki Noteable.
Analiza sprawozdań finansowych
Ostatnią czynnością, która tu opiszę, jest analiza sprawozdań finansowych: własnych i konkurencji. Możemy przeprowadzić na przykład analizę porównawczą przedsiębiorstw z tej samej branży.
Zdecydowałem się porównać wskaźniki finansowe dwóch gigantów mediowych: Disneya i Netflixa. Wykorzystałem do tego ich roczne sprawozdania finansowe za 2022 rok. Do analizy użyłem wtyczek AskYourPDF i Noteable.
Oto mój prompt:
Analyse this pdf: doc_id: ce54a6a2–85cb-47e6–92eb-16116708ce6c and this pdf: doc_id: f5c099b6–5640–41dc-bdfb-2d9bababd113 Compare the key financial ratios for Netflix in Disney for 2022 and 2021. Show them in a table. Summarize and compare key financials (profit, EBITDA, cash) for both companies on a bar chart.
Wybrane rezultaty:
Zbieranie i konsolidacja danych
Kolejnym skomplikowanym zadaniem w trakcie budżetowania jest tworzenie formularzy budżetowych, ich zbieranie i konsolidacja.
Oto przykład, jak moglibyśmy zautomatyzować ten proces.
Napisałem następujący prompt:
Napisz aplikację w Pythonie, która może zbierać dane budżetowe na rok 2024. Aplikacja musi zawierać formularze, w których różne rodzaje kosztów można wybrać z rozwijanych list. Wszystkie koszty muszą być wprowadzane indywidualnie dla każdego miesiąca. Użytkownicy muszą znajdować się na określonej liście e-mail, aby móc wypełniać, a następnie zobaczyć dane.
W wyniku tego dostałem następujący kod:
from flask import Flask, render_template, request, redirect, url_for
from flask_wtf import FlaskForm
from wtforms import SelectField, StringField, SubmitField
from wtforms.validators import DataRequired, Email
app = Flask(__name__)
app.config['SECRET_KEY'] = 'your-secret-key'
allowed_emails = ['user1@example.com', 'user2@example.com']
classBudgetForm(FlaskForm):
email = StringField('Email', validators=[DataRequired(), Email()])
cost_type = SelectField('Cost Type', choices=[('rent', 'Rent'), ('utilities', 'Utilities'), ('groceries', 'Groceries')])
january = StringField('January')
february = StringField('February')
submit = SubmitField('Submit')
@app.route('/', methods=['GET', 'POST'])
defhome():
form = BudgetForm()
if form.validate_on_submit():
if form.email.data notin allowed_emails:
return'You are not authorized to fill in this form.', 403
# Process the form data and store it in your database
print(f'Email: {form.email.data}')
print(f'Cost Type: {form.cost_type.data}')
print(f'January: {form.january.data}')
print(f'February: {form.february.data}')
return redirect(url_for('home'))
return render_template('home.html', form=form)
if __name__ == '__main__':
app.run(debug=True)
Do tego mała strona www:
<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<title>2024 Budget Data Collection</title>
</head>
<body>
<h1>2024 Budget Data Collection</h1>
<formmethod="POST">
{{ form.hidden_tag() }}
<p>{{ form.email.label }} {{ form.email() }}</p>
<p>{{ form.cost_type.label }} {{ form.cost_type() }}</p>
<p>{{ form.january.label }} {{ form.january() }}</p>
<p>{{ form.february.label }} {{ form.february() }}</p>
<!-- add fields for other months -->
<p>{{ form.submit() }}</p>
</form>
</body>
</html>
A oto wynik:
Ten formularz jest banalny. Ale jest też wykonany (dosłownie) w kilka sekund i działa.
Przygotowywanie scenariuszy
W budżetowaniu, jest to obecnie jedno z kluczowych wyzwań. Jest to też obszar, w którym AI mogłoby wnieść znaczne usprawnienia. Ze względu na specyfikę dzisiejszego otoczenia, mało prawdopodobne jest, że wszystko pójdzie zgodnie z planem. Dlatego powinniśmy być przygotowani na jak najwięcej możliwych scenariuszy. Jako nasz budżet, powinniśmy wybrać ten, który jest najbardziej realistyczny (lub ten, który inwestorzy firmy "kupią"). Ale powinniśmy mieć również szereg scenariuszy na inne warianty działań. Potrzebujemy nie tylko scenariuszy, ale także ich finansowych ewaluacji. Tu pytanie: ile scenariuszy my jako ludzie możemy przygotować, oszacować i zapamiętać? To może być smutne, ale niewiele. Dwa, może trzy. Na szczęście, teraz możemy używać ChatGPT w procesie.
Modelowanie
ChatGPT jest już w stanie przygotować proste modele finansowe, które mogą być dalej poprawiane i udoskonalane. Spójrzmy na poniższy prompt:
Przygotuj model budżetowy przychodów dla przedsiębiorstwa z sektora FMCG. Model musi uwzględniać kilka towarów produkowanych i sprzedawanych, i prezentować dane w miesięcznych odstępach.
A odpowiedź to…
Zdecydowanie, stwórzmy uproszczony model budżetowania przychodów przedsiębiorstwa z branży szybko zbywalnych dóbr konsumpcyjnych (FMCG). Rozważymy tylko jeden rodzaj produktu dla uproszczenia. W rzeczywistym scenariuszu musiałbyś dostosować ten model do każdego produktu, który sprzedajesz.
Oto niektóre czynniki, które weźmiemy pod uwagę:
* Cena jednostkowa: cena sprzedaży pojedynczej sztuki twojego produktu.
* Wyprodukowane jednostki na miesiąc: liczba jednostek produktu, które wytwarzasz każdego miesiąca.
* Sprzedane jednostki na miesiąc: liczba jednostek sprzedanych w miesiącu. Warto zauważyć, że nie każdy produkt, który produkujesz, może zostać sprzedany w tym samym miesiącu.
Teraz umieśćmy te elementy w modelu budżetowania przychodów.
Czy możesz pokazać przykładowy kod dla tego modelu w Pythonie?
import pandas as pd
# Create a list of months
months = ['Jan', 'Feb', 'Mar', 'Apr', 'May', 'Jun', 'Jul', 'Aug', 'Sep', 'Oct', 'Nov', 'Dec']
# Define units produced and sold per month, and the unit price
units_produced = [10000, 11000, 12000, 13000, 14000, 15000, 15000, 16000, 16000, 17000, 17000, 18000]
units_sold = [9000, 9500, 10000, 10500, 11000, 12000, 13000, 13000, 14000, 14500, 15000, 15500]
unit_price = 10
# Create a DataFrame
df = pd.DataFrame({
'Month': months,
'Units Produced': units_produced,
'Units Sold': units_sold,
'Unit Price': unit_price,
})
# Calculate total revenue for each month
df['Total Revenue'] = df['Units Sold'] * df['Unit Price']
# Display the DataFrame
print(df)
I wynik wygenerowany w Google Collab:
Przygotowywanie prezentacji
ChatGPT może znacznie ułatwić nam proces przygotowywania prezentacji. Zwłaszcza, gdy zależ nam aby była ona dobra i angażująca. Tu znajdą Państwo inny mój artykuł na ten temat.
Możemy np. zaprojektować całą narrację, a następnie przekształcić ją w slajdy za pomocą różnych aplikacji opartych na AI (np. Canva) lub bardziej tradycyjnych: Word + PowerPoint. ChatGPT może również pomóc w stworzeniu dobrej historii, na której można zbudować prezentację.
Poniżej znajduje się przykład strategii narracyjnej dla prezentacji zatwierdzającej budżet.
Prompt:
Stwórz przekonującą narrację dla prezentacji zatwierdzenia rocznego budżetu. Odnies się do strategii firmy, misji i kluczowych wartości.
I (częściowy) wynik:
Slajd 1: Wstęp "Dzień dobry. Dzisiaj jesteśmy tutaj, aby omówić i szukać zatwierdzenia naszego rocznego budżetu - finansowej mapy drogowej, która odzwierciedla naszą strategię, misję i kluczowe wartości. Ten budżet nie jest tylko o liczbach, to jest o naszej wspólnej wizji i przyszłości naszej firmy."
Slajd 2: Nasza misja "Zacznijmy od przypomnienia naszej misji: 'Dostarczanie produktów i rozwiązań klasy światowej, przy zachowaniu najwyższych standardów obsługi klienta i przyczynianiu się do budowania dobrobytu naszych społeczności.' Istniejemy nie tylko po to, aby generować zyski, ale aby wprowadzać prawdziwe, znaczące zmiany za pomocą naszych produktów i usług. Ten budżet ma na celu dalsze wzmacnianie naszego zaangażowania w tę misję."
Slajd 3: Nasza strategia "Nasza strategia składa się z trzech elementów: innowacji, wyróżnieniu się i integracji. Chcemy być liderem w innowacji, wyróżniać się dzięki wyjątkowej obsłudze klienta i integrować zrównoważony rozwój do wszystkich aspektów naszego biznesu. Budżet, który proponujemy dzisiaj, będzie wspierał każdy z tych strategicznych filarów."
Slajd 4: Nasze kluczowe wartości "Zawsze trzymaliśmy się naszych kluczowych wartości: doskonałości, integralności, szacunku, innowacyjności i zrównoważonego rozwoju. Nasz proponowany budżet jest finansowym ucieleśnieniem tych zasad, reprezentuje inwestycje, które podtrzymują i wzmacniają nasze podstawowe wartości."
Slajd 5: Podział budżetu "Oto podział naszego proponowanego budżetu. Został zaprojektowany tak, aby zachować równowagę między promowaniem wzrostu, wsparciem naszych pracowników, dostarczaniem wartości naszym klientom i pomaganiem naszym społecznościom."
...
Tak... już jestem przekonany.
Podsumowanie
Rzeczywiście, ChatGPT i podobne narzędzia AI mogą pomóc specjalistom finansowym w często burzliwym procesie budżetowania. Powyższe, proste przykłady dają wgląd w to, co jest już możliwe.
Drodzy czytelnicy, Wasze opinie są dla mnie ważne. Czy uważacie, że narzędzia AI takie jak ChatGPT są już gotowe do efektywnego wykorzystania w naszych praktykach finansowych? Czy to jeszcze za wcześnie? Z niecierpliwością oczekuję waszych komentarzy na ten temat. Czekam na wasze przemyślenia.
Uwaga!
Korzystając z ChatGPT, należy unikać udostępniania poufnych lub wrażliwych danych osobowych. Zawsze należy zachować ostrożność przy udostępnianiu danych i upewnić się, że przestrzegane są niezbędne wytyczne lub prawa dotyczące ochrony danych i prywatności.
Zawsze sprawdzajcie politykę obsługi danych narzędzia AI, którego chcecie Państwo używać. Upewnijcie się, że narzędzie jest bezpieczne dla Was i Waszego przedsiębiorstwa!