W pierwszym artykule minicyklu "Jak przygotować dobry raport?" zdefiniowałem i wskazałem w przykładzie, jak można stwierdzić, że dany raport jest raportem dobrym. W szczególności, czy jest raportem przydatnym i skutecznym.
W tym i kolejnych postach przestawię już poszczególne reguły, które do tego pożądanego stanu powinny nas doprowadzić. Zacznę od omówienia przebiegu procesu przygotowania raportu. W kolejnych postach skupię się na kwestii doboru technik wizualizacji oraz kompozycji raportu jako całości.
Możliwy przebieg procesu przygotowania raportu przedstawia widok 1.
Widok 1. Przebieg procesu przygotowania raportu
Źródło: opracowanie własne
Krok 1: Identyfikacja potrzeby i wymagań kadry zarządzającej. Jest to nic innego, jak określenie kontekstu raportu tj. udzielenie odpowiedzi na trzy pytania:
Kto?
Kto jest odbiorcą raportu: czy jest to menadżer operacyjny, czy członek zarządu przedsiębiorstwa.
Co?
Do czego raport ma być wykorzystywany. Czy jest to narzędzie monitorujące realizację strategii i powinno skupiać się na wartościach finansowych, czy jest to narzędzie operacyjne, na podstawie którego będą podejmowane bieżące decyzje.
Jak?
Jaka jest najbardziej odpowiednia forma przekazu: Czy raport może mieć formę statycznej prezentacji, czy powinien być to interaktywny kokpit?
Jakie dane czy analizy są potrzebne, do przygotowania raportu?
Krok 2: Określenie celu raportu i jego głównego przesłania
Krok ten znajdzie się w tym konkretnym miejscu zwłaszcza, jeżeli przygotowujemy raport cykliczny lub kokpit menadżerski. W przypadku prezentacji, w której zawrzemy konkretną opowieść, krok ten w procesie zdarzy się nieco później, a mianowicie po analizie danych. Wynika to z faktu, że często przystępując do projektowania opowieści, nie wiemy jeszcze jakie konkretnie wyniki uzyskamy. Głównym przesłaniem w przypadku prezentacji będzie na ogół kluczowy wniosek albo rekomendacja do podjęcia określonego działania. W przypadku raportu cyklicznego, będzie to najistotniejsza z perspektywy odbiorcy informacja: np. czy realizuje budżet? A jeśli nie, to dlaczego?
Krok 3: Analiza istniejących raportów
Krok ten ma przede wszystkim zastosowanie do organizacji dużych: im większe i bardziej skomplikowane przedsiębiorstwo, tym większa szansa, że gdzieś ktoś już daną informację posiada a może nawet i raportuje. A jeśli nie, to relatywnie łatwo i szybko możemy uzyskać taki widok, na jakim nam zależy. Niezależnie od rozmiaru organizacji, prawdopodobieństwo zaistnienia tego typu sytuacji jest tym wyższe, im niższa jest kultura danych w przedsiębiorstwie. W szczególności kiedy nie istnieją katalogi / tabele raportów, nie ma spójnej i opisanej architektury danych itd.
Krok 4: Analiza dostępnych / uzyskanie potrzebnych danych
Krok ten jest rozwinięciem poprzedniego. Na tym etapie często okazuje się, że danych nie ma, nie są łatwo dostępne albo trzeba na nie poczekać. Musimy zdecydować, co z tym fantem robimy. Czy zrobimy (g)estymację i te dane oszacujemy, czy będziemy czekać aż pojawią się w systemach, czy też podejmiemy inną decyzję. Należy pamiętać, że każda decyzja ma konsekwencje. Podanie estymacji wiąże się z ryzykiem błędu lub (co gorsza), że te estymacje będą musiały być powtarzane. Im bardziej karkołomny sposób oszacowania przyjmiemy, tym może być "zabawniej". Z drugiej strony, nie zawsze możemy pozwolić sobie na oczekiwanie na wdrożenie danych w systemach: szanse lub zagrożenia widzimy w tym momencie, a nie za trzy miesiące kiedy się skończy sprint albo będzie dostępny zespół wdrożeniowy.
Krok 5: Dobór technik wizualizacji
Mamy już na tym etapie główne przesłanie, dane lub wyniki analizy: możemy podjąć decyzję, co z tym wszystkim chcemy zrobić. Zaczynamy od doboru techniki wizualizacji. Inne techniki stosujemy dla trendów, inne dla porównań. Inaczej techniki sprawdzą się w kokpicie menedżerskim a inne w prezentacji. Szerzej napiszę o tym w trzecim i czwartym poście minicyklu.
Krok 6: Zaprojektowanie układu raportu
Jest to etap, gdzie składamy wszystkie elementy układanki. Myślimy tu zarówno o całości (np. wszystkich slajdach prezentacji) jak i poszczególnych elementach (slajdach). Przydatne są tu np. takie zasady jak reguła piramidy, zasada Z, logika na szeroko lub na głęboko, reguła trójek i inne. Więcej o tym w ostatnim poście minicyklu.
Na tym kończy się przygotowanie pojedynczego raportu. Przy założeniu, że "trafimy" za pierwszym razem. Może się niekiedy zdarzyć, że przebieg tego procesu będzie nieco inny i będzie obejmować np. przygotowanie kilku wariantów raportu do wyboru i oceny. Następnie, po "uprodukcyjnieniu" raportu, mogą pojawić się różne poprawki. Wreszcie, jeżeli raport będzie dobrze przyjęty, może stanowić on wzór (standard) dla kolejnych raportów: o podobnej jak i zupełnie odmiennej tematyce.
Pozostałe posty z cyklu:
Jak przygotować dobry raport? Część 2: Proces przygotowania raportu (niniejszy post)