W ostatnim poście z minicyklu "Jak przygotować dobry raport?" złożę w całość wszystkie przedstawione wcześniej elementy. W poprzednich postach określiłem co to znaczy, że raport jest dobry, jak powinien wyglądać proces przygotowania raportu, czym się kierować przy doborze wizualizacji, a w szczególności wykresów.
W pierwszej kolejności przedstawię i omówię reguły, które mają zastosowanie do całości raportu. Następnie przejdę reguł odnoszących się do kompozycji pojedynczych stron / slajdów.
Pierwszą regułę, z jaką warto zapoznać się jeśli chcemy wdrożyć storytelling oparty na danych jest reguła piramidy. Jest to ustrukturyzowany sposób przekazywania komunikatu, w którym:
Rozpoczynamy od punktu głównego (najważniejszej konstatacji, wniosku, rekomendacji)
Następnie pokazujemy kolejne, coraz bardziej detaliczne informacje dotyczące tego głównego punktu.
Regułę piramidy graficznie obrazuje widok 1.
Widok 1. Reguła piramidy
Źródło: opracowanie własne
Regułę piramidy można stosować zarówno do np. całej prezentacji, jak i poszczególnych slajdów.
Konkretnie, można ją wdrożyć używając określonej sekwencji prezentowania informacji. Na przykład na początku prezentacji umieszczamy podsumowanie: kluczowe wnioski, być może call to action, elementy które nakreślają dalszą opowieść. Następnie pojawiają się materiały i dane rozwijające punkty z podsumowania, o coraz większym poziomie szczegółowości.
Widok 2. Aplikacja reguły piramidy w odniesieniu do całej prezentacji
Źródło: opracowanie własne
Na pojedynczej stronie raportu, aplikację reguły piramidy dobrze obrazuje poniższy przykład. Zaczerpnąłem go ze strony internetowej pewnej australijskiej instytucji. Widzimy, jak z każdą kolejną sekcją prezentowana informacja staje się coraz bardziej szczegółowa, niemniej każdy poziom zagłębienia wspiera konstatacje z sekcji wcześniejszej.
Widok 3. Aplikacja reguły piramidy w odniesieniu do strony raportu
Źródło: australianmade.com.au
Uzupełnieniem reguły piramidy jest decyzja odnośnie zastosowania logiki narracji. Wskazałbym tu dwie możliwości:
"na głęboko"
"na szeroko".
Logiki narracji mówią o określonym sposobie jej prowadzenia i odzwierciedlenia tego sposobu w układzie prezentacji lub raportu.
Logika "na głęboko" jest w mojej ocenie tożsama z regułą piramidy. Najpierw nakreślana jest ogólna treść (podsumowanie). Następnie, kolejno omawiane są poszczególne punkty (por. widok 4).
W logice "na szeroko", każdy punkt omawiany jest od razu, coraz bardziej szczegółowo i stanowi osobną część (sekcję) prezentacji lub raportu (por. widok 5).
Widok 4. Układ raportu w logice "na głęboko"
Źródło: opracowanie własne
Widok 5. Układ raportu w logice "na szeroko"
Źródło: opracowanie własne
W tej części posta omówię dwie ciekawe i przydatne reguły mające zastosowanie do pojedynczej strony / slajdu raportu.
Pierwszą taką regułą, jest zasada (reguła) Z. Bazuje ona na założeniu, że ludzie czytają informację w określony sposób. Najczęściej zaczynają od lewego górnego rogu. W tym miejscu powinna znajdować się najważniejsza informacja, jaką chcemy przekazać. Będzie to na ogół tytuł i kluczowa informacja / wizualizacja. Następnie wiodą wzrokiem w prawo, do prawego górnego rogu, po czym wzrok ląduje w lewym dolnym rogu. W tych miejscach możemy umieścić elementy, których nie podkreślamy w szczególny sposób, ale które nie powinny być pominięte przez odbiorców. Lektura slajdu / raportu zakończy się w prawym dolnym rogu: tam mogą znaleźć się informacje, których pominięcie nie stanowi (relatywnie) dużego problemu.
Widok 6. Reguła Z na slajdzie
Źródło: opracowanie własne
Ostatnią regułą omówioną w tym poście będzie reguła trójek. Treść tej reguły oraz wizualizacje przedstawione w widokach 7-8 zaczerpnąłem z vloga Leili Gharani.
Widok 7. Aplikacja reguły trójek
Źródło: Vlog Leili Gharani
Na czym polega reguła trójek? Obrazowo rzecz ujmując, dzielimy slajd / stronę na 3 zestawy identycznych prostokątów. Możemy to zrobić np. przy pomocy prowadnic w aplikacji Power Point. Punkty przecięcia prowadnic to tzw. punkty mocy (power points :)). Reguła trójek mówi, że elementy wizualne slajdu powinny znaleźć się jak najbliżej, a najlepiej na tych punktach.
Widok 8. Slajd przed aplikacją (po lewej) i po aplikacji reguły trójek (po prawej)
Źródło: Vlog Leili Gharani
Slajd, który został przygotowany zgodnie z regułą trójek, jest nieco przyjemniejszy dla oka: jest bardziej wypełniony i sprawia wrażenie lepiej przemyślanego. Jest to jednak odczucie subiektywne, z którym mogą się Państwo nie zgodzić.
Niezależnie od wskazanych reguł, jest kilka zasad, których zastosowanie może pomóc w odbiorze przygotowanego przez Państwa raportu. Przede wszystkim stosowanie funkcjonalnych tytułów: zarówno dla całego raportu, poszczególnych sekcji / bloków i wizualizacji. Warto rozważyć zastosowanie power words.
Rekomendowałbym również podział raportu na bloki. W ramach bloku, prezentowana informacja jest powiązana ze sobą. Dzięki temu nasz raport będzie wydawać się bardziej zorganizowanym. Podział na części pozwoli odbiorcy wybrać tę, która go interesuje i na niej skupić uwagę. Albo po prostu zaplanować lekturę.
Bardzo ważne w raporcie jest "trzymanie standardów": przekazywanie niezbędnych informacji przy pomocy minimalnego zestawu form wizualizacji i kolorów. Informacja w poszczególnych blokach powinna być podawana w podobny sposób, tak aby odbiorca tracił jak najmniej czasu na zrozumienie co właściwie jest pokazywane.
Jeżeli chodzi o pojedyncze strony raportu lub slajdy, starałbym się po pierwsze nie mieszać różnych informacji, tylko przygotowywać slajdy zgodnie z tzw. logiką pionową. Zgodnie z tą logiką, całość informacji dostępnych na jednym slajdzie ma charakter samowzmacniający. Taka logika często jest stosowana w kokpitach menedżerskich. Aplikację logiki poziomej przedstawiono w widoku 9.
Widok 9. Logika pionowa slajdu
Źródło: opracowanie własne
W przypadku interaktywnych kokpitów menadżerskich, warto dłuższą chwilę poświęcić łatwości obsługi. Dana strona raportu i sam raport powinien dać się obsługiwać przy pomocy minimalnego zestawu przycisków i filtrów (istnieje np. zasada maksimum trzech filtrów na stronę raportu). Odbiorca nie powinien zagubić się w raporcie: powinniśmy starać się np. zamieszczać linki do strony głównej, ułatwiać nawigację pomiędzy blokami raportu, skomplikowane wizualizacje czy obliczenia objaśniać np. w legendzie. Warto zwrócić uwagę na to, jak dany kokpit prezentuje się na różnych wersjach przeglądarek internetowych czy różnych rozdzielczościach ekranu. W szczególności, czy można z niego korzystać na smartfonach czy tabletach. Na przykład, w Power BI istnieje możliwość przygotowania mobilnej wersji raportu. I choć nie zawsze się to udaje, warto sprawdzić czy nasz kokpit nie zyskałby dzięki takiej dodatkowej pracy.
I tym, optymistycznym akcentem, chciałbym zakończyć ten minicykl. Mam nadzieję, że się Państwu podobał. Jeśli tak (ale i jeśli nie) - to bardzo proszę o komentarz, mail, opinię.
Myślę też o przygotowaniu mini case, gdzie przedstawię uprawdopodobniony przykład budowy raportu zgodnie z przedstawionymi regułami. Bardzo proszę o informację, czy taki materiał byłby dla Państwa ciekawy?
Życzę powodzenia w budowie Państwa własnych, dobrych raportów!
Pozostałe posty z cyklu: