O zagadnieniu automatyzacji, nie tylko w świecie finansów, dyskutuje się szeroko już od ładnych paru lat.
Zastanówmy się zatem, co się za nim kryje. W mojej ocenie, pod pojęciem automatyzacji najczęściej rozumie się proces, w którym powtarzalne, sformalizowane, manualne zadania są przekazywane do wykonywania przez maszyny (roboty). Najczęściej jest to oprogramowanie, działające z minimalną asystą ze strony człowieka (polegającej np. na weryfikacji lub rozstrzyganiu przypadków, z którymi maszyna nie dała sobie rady).
W świecie finansów automatyzacji podlegają przede wszystkim procesy związane z obsługą faktur, zarówno od strony kosztowej jak i przychodowej. Idąc dalej, zautomatyzowaniu przynajmniej w części mogą ulegać też procesy R2R (record to report) czy P2P (purchase to pay). Automatyzacja może też służyć np. do rozbudowywania dostępnej informacji: np. uzupełniania danych o charakterystyki controllingowe bez udziału (bądź z minimalnym udzialem) człowieka.
Jakie korzyści daje tak zdefiniowana automatyzacja?
Na pewno automatyzacja zwiększa bezpieczeństwo działania. Np. minimalizuje ryzyko popełnienia błędu, co z kolei mogłoby oznaczać konsekwencje prawne lub podatkowe (albo i takie, i takie). Zwiększa elastyczność działania, ułatwia realizację zmian (np. wprowadzenia nowych przepisów wewnętrznych czy zapewnienia zgodności z normami ładu korporacyjnego). Zresztą, zmiany w prawie i podatkach są naturalnym katalizatorem (niestety) dla procesów digitalizacji, w tym automatyzacji. Zwłaszcza, gdy nowe regulacje są skomplikowane albo zaczynają się nawarstwiać.
W niniejszym poście, chciałbym jednak zwrócić uwagę na inną korzyść. Mianowicie, automatyzacja daje możliwość "odciążenia" działu finansowego od wykonywania tego typu pracy. Może się to przełożyć na wymiar finansowy, w sytuacji gdy automaty zastępują ludzi, co generuje określone oszczędności. Umożliwia też np. delegowanie procesów (np. do centrów usług wspólnych lub do podmiotów trzecich). Nawet, jeżeli dany proces nie może być z jakichś względów całkowicie zautomatyzowany, to przynajmniej uwalnia ludzi od realizacji prostych zagadnień, pozwalając się im w pełni skupić na tych trudniejszych czy ważniejszych dla organizacji. Niezależnie jednak, wprowadzenie automatyzacji powinno przełożyć się na większą ilość czasu jaką można będzie poświęcić na zagadnienia kontroli, analiz i planowania.
Ażeby realizacja tych zadań była jeszcze skuteczniejsza, do głosu musi dojść inny wymiar automatyzacji, związany ze zbieraniem, konsolidacją lub integracją danych. Tak przygotowane dane następnie mogą być wykorzystywane do zasilenia (zautomatyzowanych) raportów, a w szczególności, do kreatywnej analizy, formułowania insightów a w konsekwencji, wspierania podejmowania decyzji. Innymi słowy, tak zdefiniowana automatyzacja staje się krytycznym elementem budowania kultury danych w przedsiębiorstwie. Jeszcze innymi słowy, doprowadzenia do sytuacji, w której decyzje możliwie na każdym szczeblu organizacji są podejmowane w oparciu o dane.
W tym momencie słyszę już głosy oburzenia. Ale my przecież mamy masę danych, ileś tam baz w hurtowni, czy w ogóle, kilka hurtowni. A może już wykorzystujemy narzędzia big data itp. Być może i tak, ale zadajmy sobie pytanie, czy te dane są faktycznie wykorzystywane? Jak powstaje insight i jak ten insight jest wykorzystywany do zbudowania rekomendacji? Czy obok działów data science/ data analysis /etc. jest ktoś, kto przekłada wyniki modeli i analiz na "nasze"? Wreszcie - możemy mieć fantastyczne rozwiązania business intelligence (BI), tylko co z tego, jeżeli w żaden sposób nie są one zintegrowane z naszymi systemami "legacy". Pozostaje tzw. "interface białkowy" przenoszący mozolnie dane z systemu do business intelligence mniej lub bardziej kreatywnymi obejściami, metodą trytytki, śliny, gumy do żucia czy cokolwiek tam się nawinie. W efekcie, dostarczenie danych wymaga tworzenia monstrualnych modeli w arkuszu kalkulacyjnym, których utrzymanie staje się sporym wyzwaniem i wzrasta, kiedy autor/autorka takiego dzieła postanawia zmienić pracodawcę.
Prawda jest taka, że zadania zbierania danych, ich integracji itd. to ciągle chleb i sól pracy działu controllingu lub planowania i analiz finansowych (FP&A). Przy niskiej kulturze danych, albo kulturze danych będących jedynie sloganem, czasu na realną analizę, formułowanie rekomendacji, nie mówiąc już o przygotowaniu scenariuszy po prostu nie ma.
Spróbujmy wreszcie odpowiedzieć na pytanie z tytułu posta: mrzonka, czy szansa? Na pewno punkt startu dla finansów jest znakomity: w odróżnieniu od innych jednostek w organizacji, prawie zawsze, czy to dokonując retrospektywnej analizy czy czyniąc projekcje co do przyszłości, finanse posługują się (a przynajmniej powinny) wieloma źródłami informacji (minimum: informacja z systemu finansowego wraz z wpływającym na nią czynnikiem operacyjnym). Dział FP&A może, przy pomocy storytellingu prowadzić narrację od danych, przez insight po podjęcie decyzji. Dział ten oceni, jakie są ekonomiczne skutki takiej decyzji (od scenariusza negatywnego po pozytywny). Tym samym automatyzacja staje się naturalnym katalizatorem przeistoczenia się działu finansowego z tzw. "no department" do roli business partnera. Oczywiście, zbudowanie takiej roli wymaga spełnienia wielu innych "warunków" o czym napiszę niebawem w innym poście, niemniej dzięki skutecznie przeprowadzonej automatyzacji taki cel osiągniemy po prostu szybciej. Oczywiście: automatyzacja to nie panaceum na problemy wszelakie. To nie cudowne rozwiązanie, dzięki któremu świat stanie się piękniejszy :(. Tak jak sugerowałem wyżej, w wielu procesach udział człowieka będzie konieczny: dla sytuacji trudnych, czy nowych, gdy maszyna sobie nie radzi. Ba. Jeżeli mamy słaby proces, pełen dziur, sytuacji krytycznych itp. to maszyna może nawet pogorszyć stan rzeczy (a w najlepszym razie nie poprawić). W takiej sytuacji, całą zmianę należy rozpocząć od zrozumienia tego procesu, zaprojektować go na nowo i ewentualne wtedy rozważyć digitalizację / automatyzację. Słowem, zacząć od kartki papieru lub (o zgrozo :) ) arkusza kalkulacyjnego.
Reasumując: zdecydowanie postrzegam automatyzację jako szansę dla działu finansów. Dzięki niej, znacząco może wzrosnąć rola tego działu w przedsiębiorstwie. Może nie do czynnika kreującego wartość, ale do czynnika, który w sposób dobitny na kreację tej wartości wpływa.