W przynajmniej kilku wdrożeniach, w których bądź liderowałem bądź po prostu brałem udział, miałem możliwość doświadczyć jak pomocnym może być wprowadzenie do takiego projektu Agenta Zmiany.
Kim jest agent zmiany w moim rozumieniu to osoba, która tą zmianą będzie dotknięta. Na przykład będzie jedną z tych osób, która będzie korzystać z nowego narzędzia. Idealnie, jeśli zaangażowana jest w projekt od samego początku, w tym od fazy formułowania założeń, projektowania rozwiązania i wdrożenia. Odgrywa on / ona krytyczną rolę na etapie post-wdrożeniowym - komunikacji, szkoleń i ewentualnej remediacji.
Co daje wprowadzenie tak zdefiniowanego agenta do zespołu projektowego?
Po pierwsze ukierunkowanie diagnozy. Zwłaszcza, jeżeli rozwiązanie wymaga krytycznej wiedzy biznesowej, której controller lub project manager może zwyczajnie nie posiadać. Pomaga on też dokonać krytycznej ewaluacji zgłoszonych do projektu wymagań. Wybrać kluczowe dla poszczególnych etapów wdrożenia, odsiać duble lub tzw. "nice to have", którymi możemy zając się później.
Po drugie, ułatwia pracę. Pozwala szybciej dotrzeć do istotnych dla powodzenia projektu osób czy zasobów. Nie bez znaczenia jest też fakt, że może on / ona mieć z tymi osobami uprzednią, dobrą relację. Jest twarzą projektu, a jednocześnie ułatwia nam uchylenie drzwi do niektórych osób.
Po trzecie, wspomaga osób adaptacji i szkoleń. Zna doskonale proponowane rozwiązanie, jest w stanie przeprowadzić lub wspomóc przeprowadzenie pierwszych fal szkoleń. Wskaże osoby, które mogą stać się "dalszymi" agentami już na etapie wdrożenia i realizacji. Zwiększa prawdopodobieństwo akceptacji rozwiązania i nie traktowaniu go jako coś narzuconego.
Po czwarte - jest ekspertem. Zna proces, który ulegnie zmianie, lub wie, z kim i o czym rozmawiać. Nie popełnia błędu np. niepoprawnego nazewnictwa czy definicji. Zna problemy z jakimi borykają się osoby dotknięte zmianą i jest w stanie ocenić, czy to co proponujemy będzie mieć dla tych osób sens.
Po piąte i ostatnie - pomaga w zarządzaniu kryzysami. Chociażby przez to, że zna ludzi, których zmiana / wdrożenie dotnie jak również zna proponowane rozwiązanie. Może zarekomendować najlepszy sposób działania z uwzględnieniem realiów z jakimi borykają się użytkownicy. Minimalizuje ryzyko wdrożenia rozwiązania do tych realiów nieprzystającego.
Jak widać, rola agenta zmiany jest dość złożona. Niemniej, faktem jest że poszczególne role przyjmuje on / ona na różnych etapach projektu. Na przykład, ekspertyza i wiedza o osobach czy danych przydaje się na etapie formułowania założeń i wdrożenia. Z kolei zdolność prowadzenia szkoleń przydaje się na etapie powdrożeniowym.
Reasumując, rola agenta zmiany w zarządzaniu projektami wydaje się być istotną. Oczywiście, wcale nie jest powiedziane, że takim agentem nie może być controller. Może - jak najbardziej o ile jest silnie umocowany w biznesie i posiada z nim dobrą relację. Niezależnie jednak, warto jest rozważyć wprowadzenie takiej roli do zespołów projektowych. Niezależnie od różnych, czasem nie do końca trafnych wyborów osób nominowanych do roli takiego agenta, praktycznie za każdym razem jego obecność przyczyniła się do sukcesu projektów, w których bralem udział.