Witam w kolejnym poście z minicyklu: "Jak przygotować dobry raport?" W poprzednich postach tej serii przedstawiłem moją interpretację znaczenia hasła "dobry raport" oraz omówiłem propozycję procesu przygotowania raportu.
W trzecim poście minicyklu chciałbym przedyskutować zasady doboru optymalnych wizualizacji. To, czy wizualizacja jest optymalna wynika z:
głównego przesłania raportu oraz
charakteru danych jakie zidentyfikowano na potrzeby jego przygotowania.
W świecie controllingu, w odniesieniu do danych, zasadniczo występują trzy formy wizualizacji:
Tabela
Wykres
Tekst.
Dodatkowo, narzędziem wspomagającym przekaz jest kolor.
Możemy również stosować inne techniki - cieniowania, ramki, strzałki i tak dalej. Niemniej, w większości przypadków zupełnie wystarczające jest ograniczenie się do czterech wyżej wymienionych narzędzi (tj. form wizualizacji + kolor).
Kiedy stosować poszczególne formy?
Tabela powinna być wybrana gdy:
Przekaz będzie koncentrować się na konkretnych, pojedynczych wartościach;
Wymagana jest precyzja;
Informacja liczbowa będzie prezentowana przy pomocy większej liczby miar (np. wartościowo, ilościowo, kategorie absolutne i procentowe);
Zamieszczone w wizualizacji będą zarówno podsumowanie jak i szczegółowe informacje.
Wykres powinien być wybrany gdy:
Chcemy przekazać ważne, zagregowane informacje;
Chcemy przedstawić trendy i wyjątki;
Chcemy zmniejszyć obciążenie poznawcze odbiorcy raportu: dzięki zastosowaniu wykresu będzie on / ona mógł / mogła szybko przeanalizować dane i wyciągnąć wnioski;
Chcemy aby odbiorcy zapamiętywali informacje prezentowane w raporcie.
Tekst jest narzędziem szczególnym, gdyż może być wykorzystywany zarówno do przekazywania informacji, jak i wspomagania wyżej wymienionych form wizualizacji.
Podstawową i fundamentalną rolą tekstu jest tytułowanie. Szczególne znaczenie tytuły mają w prezentacjach (storytellingu opartym na danych). Dobry tytuł angażuje odbiorcę: pozwala w wielu przypadkach powziąć niezbędną wiedzę bez analizy danych przedstawionych w tabelach czy na wykresach. Dodatkowo przy pomocy tekstu ustawiamy ton: czy będziemy rozmawiać o sprawach o krytycznym znaczeniu, czy raczej o nieco mniejszym. W tytułowaniu można posłużyć się, zaczerpniętą z prasy / Internetu techniką power words. Pozwalają one w szybki i bezpośredni sposób zarządzić uwagą / oczekiwaniem: "to będzie quick win", "jedyne możliwe rozwiązanie" albo "to jest czerwona flaga w projekcie".
Oprócz tego, tekst wykorzystujemy do komentowania wizualizacji. Na przykład, jeżeli chcemy ograniczyć pole do wolnej interpretacji dla danej anomalii czy zmiany trendu, to zamieszczamy ją bezpośrednio w tej wizualizacji. Wreszcie, tekst służy do etykietowania, prezentowania nazw serii itp.
Oczywiście, dane również mogą być prezentowane przy pomocy tekstu. Zwłaszcza, gdy jest tych danych niewiele i naprawdę można opis danego zjawiska zamknąć krótką, lapidarną informacją a zastosowanie wykresu byłoby zwyczajnym przerostem formy nad treścią.
Przy okazji komentowania formy wizualizacji jaką jest tekst, warto wspomnieć o zasadach prezentacji liczb. Pierwszą sprawą jest konwencja: tę samą liczbę można zaprezentować na różne sposoby. Na przykład 1 023,34 (1) albo 1.023,34 (2) albo 1,023.34 (3).
To, wbrew pozorom te same liczby :). Reguł zapisu liczb nie określają zasady pisowni, choć można spotkać się z hasłem "notacja polska" czy "notacja angloamerykańska". W praktyce, określają je zwykle zasady przyjęte w organizacji lub preferencje konkretnego odbiorcy. Pewne niebezpieczeństwo pojawia się w organizacjach międzynarodowych, korzystających z różnych wersji językowych aplikacji biurowej. Może się okazać, że zastosowanie wariantu 2 albo 3 wprowadzi kiedyś kogoś w błąd. W mojej ocenie, najbezpieczniej jest stosować zawsze wariant 1.
Kolejne dwie reguły odnoszące się do liczb to reguły:
liczb przyjaznych oraz
liczb znaczących.
Reguła liczb przyjaznych mówi o pokazywaniu danej liczby w możliwie najłatwiejszy do przyswojenia lub zapamiętania sposób. Na przykład zamiast 2 954 321,51 zł napiszemy ok. 3 mln zł. Stosować tę regułę powinniśmy jednak rozważnie. Bardzo łatwo przy jej pomocy dokonać "niewinnej" manipulacji. Na przykład 2 743 321,11 zł to też ok. 3 mln zł. Ale stosując to uproszczenie, "dopisaliśmy" do wartości ponad 250 tys. zł. Czyli np. mówiąc o przychodach, w drodze takiego "uprzyjaźnienia", istotnie poprawiliśmy osiągnięty wynik.
Reguła liczb znaczących mówi o pokazywaniu liczby przy pomocy minimalnego zestawu cyfr. Na przykład wspomniane 2 743 321,11 zł możemy przedstawić jako 2,74 mln zł. Jest to przykład aplikacji reguły trzech liczb znaczących. W praktyce, minimalny zestaw to dwie cyfry, choć w zastosowaniach profesjonalnych rekomendowałbym "nie schodzić" poniżej cyfr trzech.
Wracając do form wizualizacji, do krótkiego omówienia pozostał nam kolor. Kolor w wizualizacji danych ma charakter strategiczny. Należy za wszelką cenę wystrzegać się pokusie dekoracyjnego zastosowania koloru tj. wykorzystywania koloru w celu zaspokojenia naszego zmysłu estetycznego. Rekomendacją Cole Nussbaumer Knafflic jest aby każdą wizualizację zaczynać od skali szarości. Następnie, przy pomocy kolorów wyróżniać to, co jest w naszym przekazie istotne. W widoku 1 przedstawiono wizualizację, gdzie zastosowanie koloru niczego do wizualizacji nie wnosi.
Widok 1. Dekoracyjne zastosowanie koloru w wizualizacji
Poniżej ten sam wykres, ale oczyszczony z elementów zbędnych oraz (przede wszystkim), w którym kolor ma znaczenie funkcjonalne, a nie dekoracyjne.
Widok 2. Funkcjonalne zastosowanie koloru w wizualizacji
W widoku 2 zaprezentowano również funkcjonalne wykorzystanie tekstu: w formie adnotacji pod tytułem oraz dodatkowych, zbiorczych etykiet wartości.
Ostatnią poradą, jaką chciałbym przedstawić w tej części minicyklu jest stosowanie declutteryzacji. Po części, jej aplikacja została przedstawiona w widokach 1 i 2. Reguła ta ma też zastosowanie do tabel.
Declutteryzacja to nic innego, jak oczyszczanie wizualizacji z elementów zbędnych: osi, linii siatki, obramowań. W przypadku tabel oznacza to np. eliminację większości obramowań. Bardzo często wcale nie musimy mieć obramowań dla każdej pojedynczej komórki. Efektem ubocznym tej zmiany jest (w mojej subiektywnej ocenie), łatwiejsza analiza danych w tabelach, czasem prowadząca do uchwycenia trendów lub anomalii.
W przypadku wykresów, warto też rozważyć bezpośrednie etykietowanie: w szczególności wprowadzenie etykiet przy punktach danych a nie tylko osi x lub y. Dodatkowo, zamiast stosowania legendy, nazwy poszczególnych serii również możemy zaprezentować bezpośrednio przy nich, np. przy pomocy pól tekstowych.
W widoku 3 przedstawiono standardowy wykres przed declutteryzacją, a w widoku 4 - efekt końcowy wprowadzonych zmian.
Widok 3. Wykres przed declutteryzacją: odbiór utrudniony przez zbędne obramowania, linie siatki oraz brak etykietowania bezpośredniego
Źródło: opracowanie własne
Widok 4. Wykres po declutteryzacji
Źródło: opracowanie własne
W widoku 5 przedstawiono tabelę przed (na górze) i po declutteryzacji (na dole). Dzięki wyeliminowaniu części obramowań, łatwiej jest zaobserwować trend wzrostowy (oznaczony zieloną elipsą).
Widok 5. Tabela przed i po declutteryzacji
Źródło: opracowanie własne
To wszystko, co chciałem przedstawić w tej części minicyklu. W następnym poście przedstawię reguły doboru wykresów do danych oraz ogólne zasady stosowania tej formy wizualizacji.
Pozostałe posty z cyklu:
Jak przygotować dobry raport? Część 3: Wybór formy wizualizacji (niniejszy post)