Całkiem niedawno, w ramach realizowanego projektu, zadano mi pytanie, na które z marszu nie potrafiłem odpowiedzieć. Brzmiało ono:
Jakie znam przykłady dobrych, a jakie złych raportów?
Zaskoczył mnie przy tym fakt, że większą trudność miałem z przedstawieniem tych złych przykładów. To znaczy, w głowie miałem ich całą masę. Tylko co tak naprawdę było w nich "złe"? A, w takim razie, co odróżnia raport dobry, od tego złego? Ba, czasem źle w jednym raporcie nie znaczy wcale źle w innym. Wpadłem więc na pomysł stworzenia minicyklu postów pod wspólnym tytułem "Jak przygotować dobry raport?".
W tym i kolejnych postach chciałbym w związku z tym zaproponować zestaw porad, zastosowanie się do których od złego nas oddali, a do dobrego (w najgorszym razie), przybliży.
Zacznijmy jednak od próby odpowiedzi na pytanie: Co to znaczy, że raport jest dobry? Na pozór, wydaje się ona całkiem banalna.
Raport dobry jest raportem przydatnym i skutecznym.
Raport przydatny to taki, który adresuje konkretną potrzebę odbiorcy. W realiach pracy w przedsiębiorstwie, przydatny raport informuje o postępie (lub braku postępów) w realizacji celu, jaki dana osoba ma osiągnąć.
Skuteczność raportu wyznacza natomiast kombinacja czterech czynników:
Aktualność: raport musi być przygotowany w takiej kadencji, aby możliwa była reakcja odbiorcy na zaobserwowane trendy: pozytywne i negatywne. W realiach biznesu opartego o Internet, np. e-commerce oznacza, że raporty nierzadko są przygotowywane w trybie ciągłym, z minimalnym poziomem opóźnienia i przyjmują formę interaktywnych kokpitów menadżerskich.
Łatwość w uzyskaniu odpowiedzi: poziom skomplikowania raportu musi być adekwatny do zjawiska i możliwości percepcji odbiorcy. W praktyce: im wyżej w hierarchii organizacyjnej przedsiębiorstwa, tym poziom skomplikowania raportu musi ustępować lapidarności i bezpośredniości.
Szybkość w uzyskaniu odpowiedzi: raport musi każdorazowo dostarczać odpowiedzi na pytania nurtujące użytkownika w możliwie najkrótszym czasie. Innymi słowy: im szybciej wyczytam z raportu to, co mnie interesuje, tym jest to lepszy raport.
Atrakcyjność: raport powinien być przyjemny w odbiorze. W mojej ocenie, nie ma co tu przesadzać. Najważniejsza jest schludność i uporządkowanie. Tym niemniej są osoby, dla których ma znaczenie fakt że czytają coś, co jest obiektywnie ładne, to nie można wobec takiego faktu przejść obojętnie. Jeżeli mamy w gronie pracowników grafika czy specjalistów od UX, to dlaczego by nie poprosić ich o konsultację lub poprawę raportu?
O ile cecha pierwsza skutecznego raportu jest warunkiem sine qua non i nie wymaga (w mojej ocenie) szczególnego wywodu, to dalszą część niniejszego posta chciałbym przeznaczyć na omówienie cech drugiej i trzeciej. Na czym polega problem zobrazuję na przykładzie niżej (widoki 1,2 i 3). Jeśli chodzi o cechę czwartą, to nie chcę się wymądrzać, bo nie mam w tym aspekcie szczególnych kompetencji. Skoncentruję się zatem na schludności i uporządkowaniu, opcję konsultacji lub powierzenia poprawy wyglądu raportów ekspertom w tej dziedzinie pozostawiając Państwa rozwadze.
Aby zrozumieć na czym polega implementacja reguł łatwości i szybkości, posłużę się poniższym przykładem. Przykład został zainspirowany lekturą książki "Doskonałość w projektowaniu raportów" pod redakcją C. Eisla, P. Hofera, H. Losbichlera oraz L. Perkhofera, wydaną przez Akademię Controllingu ICV.
Patrząc na poniższą wizualizację (widok 1), proszę odpowiedzieć, na pytanie, który produkt ma największe bezwzględne odchylenie (dodatnie lub ujemne) pomiędzy wykonaniem a budżetem?
Widok 1. Wykonanie budżetu w przedsiębiorstwie X.
Kwoty w mln PLN.
Źródło: opracowanie własne
Zejdzie się, prawda?
Problem polega na tym, że musimy najpierw zidentyfikować kilka produktów, gdzie to odchylenie jest potencjalnie duże. Następnie policzyć odchylenia. I wtedy okazuje się, że nie pamiętamy, który produkt wybraliśmy wcześniej, a akurat nie mamy pod ręką niczego do notowania.
Bez sensu
Zgoda. Spróbujmy zatem odpowiedzieć na to samo pytanie, korzystając z poniższego wykresu (widok 2).
Widok 2. Wykonanie budżetu w przedsiębiorstwie X.
Kwoty w mln PLN.
Źródło: opracowanie własne
Jest różnica, prawda?
Wystarczy rzut oka, aby zidentyfikować dwa wyróżniające się produkty: 5 i 8. Okey, trzeba policzyć "w głowie lub na kalkulatorze :) jaki jest faktyczny poziom tej różnicy, ale potrzebną informację uzyskujemy szybko: nie musimy selekcjonować "potencjalnych kandydatów". Widzimy niemal od razu dwie trzy pozycje, które się wyróżniają. W przypadku wizualizacji przedstawionej w widoku 1, na pewno sprawdzaliśmy ich więcej.
Możemy wręcz pójść krok dalej: Jeżeli wiemy, jakie pytanie może zadać odbiorca raportu, to zasugerujmy mu / jej odpowiedź w tytule wizualizacji (por. widok 3).
Widok 3. Odchylenie od budżetu było największe w przypadku produktu 5
Kwoty w mln PLN.
Źródło: opracowanie własne
Mamy tu do czynienia z zastosowaniem funkcjonalnego tytułu w raporcie / wizualizacji. Dobry tytuł udziela informacji na podstawowe, nurtujące odbiorcę pytanie. Pozostawiając jego / jej decyzji to, czy chce się zagłębić w dalsze, bardziej szczegółowe informacje. Dobry tytuł powinien też nadawać ton: jest źle, czy dobrze. W przykładzie wyżej pytanie dotyczyło odchylenia bezwzględnego, ale gdybyśmy chcieli wskazać największe odchylenie ujemne, tytuł wizualizacji mógłby wyglądać na przykład tak: "Wymagane działanie: dużo niższa sprzedaż produktu 5 niż zakładano w budżecie".
W powyższym przykładzie, aplikację reguł łatwości i szybkości osiągnięto przede wszystkim dzięki odpowiedniemu doborowi wizualizacji. Konkretnie, do porównań nie powinno się stosować wykresów kołowych tylko (najczęściej) wykresy kolumnowe lub słupkowe. Unika się dzięki temu niepotrzebnego wodzenia wzrokiem po wizualizacji. Dzięki zastosowaniu wykresu kolumnowego, zminimalizowano też obciążenia poznawcze poprzez redukcję liczby kolorów na wizualizacji. Wreszcie, w widoku 3 zastosowano tytuł funkcjonalny oraz bezpośrednie wskazanie istotnej informacji.
Zastosowanie wymienionych technik pozwala odbiorcy zdobyć potrzebną informację dosłownie w kilka sekund.
Dla kontrastu, "lektura" wizualizacji przedstawionej w widoku 1, może zająć nawet kilka minut...
Ma sens?
Jeśli tak, to zapraszam do lektury kolejnych postów z tego cyklu
Pozostałe posty z cyklu: